Elektronische Zustellung

  1. Allgemeines zur elektronischen Zustellung
  2. Duale Zustellung
  3. Anbindung von Behörden an die elektronische Zustellung
  4. Weitere Informationen
  5. Verwaltungsinterne Dokumente zur elektronischen Zustellung

Elektrische Zustellung

Allgemeines zur elektronischen Zustellung

Die elektronische Zustellung ist ein wesentlicher Bestandteil einer modernen, serviceorientierten Verwaltung. In der Verwaltung sorgt die elektronische Zustellung für deutliche Kosteneinsparungen.

Als ein weiterer wesentlicher Bestandteil der serviceorientierten Verwaltung ermöglicht die E-Zustellung für Privatpersonen und Unternehmen den zeitsparenden, komfortablen Zugriff auf zugestellte Dokumente. Aber auch Behörden könnten zukünftig von effizienteren Abläufen und sinkenden Kosten profitieren.

Ein wesentliches Ziel der Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst liegt darin, dass Bürgerinnen und Bürger nur einen elektronischen Postkasten haben müssen, in dem sie sämtliche Zustellstücke in Empfang nehmen können. Damit wird der für die Benutzenden oft unüberschaubaren digitalen Nachrichtenflut entgegengewirkt.

Der Gesetzgeber hat diese Intention deutlich im Zustellgesetz verankert, wonach Zustellungen über ein behördeneigenes elektronisches Kommunikationssystem (z.B. „Postfächer“ in Systemen nach dem Muster der Databox von FinanzOnline ) seit 2009 grundsätzlich nur mehr dann vorgenommen werden dürfen, wenn die Empfängerin bzw. der Empfänger nicht über die elektronische Zustellung erreichbar ist. Durch diese Anpassung des ZustG (§ 37 Abs. 2) wurde sichergestellt, dass Verwaltungskundinnen und -kunden in einem digitalen Postkasten (analog zur Papierwelt sämtliche Zustellstücke in Empfang nehmen können.

Ein weiterer Vorteil der E-Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst für die Absendenden liegt in der Nachweislichkeit. Ein bedeutender Teil der behördlichen Kommunikation verlangt nämlich die nachweisliche Übergabe an die Empfängerin bzw. den Empfänger. Dies geschieht bei der herkömmlichen Zustellung mittels RSa- oder RSb-Brief, indem sich die Empfängerin bzw. der Empfänger bei dessen Entgegennahme gegenüber der Zustellerin bzw. dem Zusteller oder am Postamt ausweist und den sogenannten Rückschein eigenhändig unterschreibt. Diese Empfangsbestätigung wird in weiterer Folge an die Absendenden rückübermittelt.

Die nachweisliche elektronische Zustellung erfordert ebenfalls hinreichende Sicherheit und Vertraulichkeit, somit eine eindeutige Identifikation und Authentifizierung der Empfangenden. Diese Kriterien werden mit der Bürgerkarte erfüllt. Bei der nachweisbaren E-Übergabe unterschreibt die empfangende Person mit der qualifizierten elektronischen Signatur ihrer Bürgerkarte auch den elektronischen „Rückschein“, der wiederum der Behörde rückübermittelt wird.

Durch diese verlässliche Nachweisbarkeit unterscheidet sich die Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst von einer konventionellen E-Mail, bei welcher der persönliche Empfang einer Nachricht in aller Regel kaum nachweisbar ist. Zudem besteht die Möglichkeit, dass Zustelldienste auch nicht-behördliche Dokumente nachweislich elektronisch versenden, wovon in den nächsten Jahren mehr und mehr privatwirtschaftliche Unternehmen profitieren könnten.

Dennoch werden behördliche RSa- oder RSb-Briefe in den meisten Fällen nach wie vor per Post zugestellt. Wird die empfangende Person nicht angetroffen, muss diese anschließend auf das Postamt, um sich dort das Schriftstück gegen Vorlage eines Ausweises abzuholen. Für Bürgerinnen bzw. Bürger sowie Unternehmen bedeutet die elektronische Zustellung eine Alternative zu dieser zeit- und kostenintensiven Prozedur. Die einmalige, kostenfreie Registrierung mit der Bürgerkarte bei einem elektronischen Zustelldienst genügt, um fortan behördliche Schriftstücke, unabhängig von Ort und Zeit, online empfangen zu können. Ist ein neues Schriftstück im E-Postfach (eines zugelassenen elektronischen Zustelldiensts) eingelangt, wird man davon unverzüglich per E-Mail informiert.

Für Behörden liegt der Hauptvorteil gegenüber dem klassischen Postweg klar bei den niedrigeren Kosten. Derzeit beläuft sich der finanzielle Aufwand für eine E-Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst, für die zustellende Behörde auf ein halbes Briefporto (= die Hälfte von 0,62 €) plus Umsatzsteuer, d. h. in Summe 0,37 €. Eventuell sind noch die Kosten für die Papierverständigung der Empfängerin bzw. des Empfängers in der Höhe des Portos (0,62 €) zu übernehmen. Stellt man diesen finanziellen Aufwand den 4,75 € für einen RSa- bzw. 2,65 € für einen RSb-Brief gegenüber, zeigt sich das enorme Einsparungspotenzial der nachweislichen E-Zustellung.

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Duale Zustellung

Das System der dualen Zustellung bietet Behörden den Vorteil einer einheitlichen Schnittstelle für die elektronische Zustellung und Papierzustellung. Bedient sich die Behörde eines Dienstleistenden, kann die Zustellung über die Schnittstelle der elektronischen Zustellung erfolgen. Ob die Zustellung letztlich elektronisch oder konventionell erfolgt, ergibt sich aus der Erreichbarkeit der Empfangenden über einen elektronischen Zustelldienst.

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Anbindung von Behörden an die elektronische Zustellung

Die Behörde als Versenderin

Umfangreiche Informationen zur Anbindung einer Behörde an die elektronische Zustellung, sodass diese über einen elektronischen Zustelldienst versenden kann, finden Sie unter:
http://zkopf.zustellung.gv.at/zkopf/index.jsp

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass sich die Behörde externer Dienstleister zur Anbindung an die elektronische Zustellung bedient (erkundigen Sie sich dazu am besten bei Ihren IT-Fachpersonen).

Die Behörde als Empfängerin

Damit die Behörde Dokumente über einen elektronischen Zustelldienst empfangen kann, ist lediglich notwendig, dass sich die Behörde bei einem elektronischen Zustelldienst registriert (vor der Registrierung ist eine Eintragung der Behörde in das Ergänzungsregister für sonstige Betroffene, kurz ERsB, notwendig).

Die entsprechenden Informationen zur Anmeldung bei einem elektronischen Zustelldienst und zur Eintragung ins das ERsB finden Sie hier:

Leitfaden zur Einrichtung eines elektronischen Postfaches bei einem Zustelldienst (PDF 3068 kB)
Um der elektronischen Zustellung zu noch mehr Akzeptanz, vor allem auf Seite der Empfangenden zu verhelfen, sollte gewährleistet werden, dass Empfangende auch auf erhaltene Zustellungen/Zusendungen antworten können bzw. Anschreiben an Versendende richten können. Zu diesem Zweck ist es erforderlich, auch als versendende Person oder Behörde über ein elektronisches Postfach beim Zustelldienst zu verfügen. Dasselbe gilt auch für gesicherte, nachweisliche Zusendung innerhalb der Verwaltung, beispielsweise im Bereich der Übermittlung von Schriftstücken zwischen Gemeinden und Ländern.

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Weitere Informationen

Zugelassene Zustelldienste

Duale Zustellung
Informationen sowie Konzeptpapier zur dualen Zustellung auf der Seite des E-Government Innovationszentrums (EGIZ)

Informationen zur elektronischen Zustellung bei A-SIT
Kurze Information auf der Seite der A-SIT zur elektronischen Zustellung

Elektronische Zustellung behördlicher Dokumente von der Stadt Wien

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Verwaltungsinterne Dokumente zur elektronischen Zustellung

Foliensatz: Rechtsgrundlagen der elektronischen Zustellung für Behörden (PDF 933 kB)
Relevante Rechtsgrundlagen der elektronischen Zustellung für Behörden

Abholung von Zustellung über E-Mail-Clients (PDF 191 kB)
Um die Verbreitung der elektronischen Zustellung weiter zu forcieren, soll der Zugang zu den Zustellstücken auch auf alternative Wege wie bspw. über E-Mailzugänge ermöglicht werden. Besonders in Hinblick auf „Großkunden“, d.h. Empfänger mit einem großen Aufkommen von Zustellstücken wie Firmen oder auch Behörden (sofern Behörden Zustellungen gem. den Möglichkeiten des AVG auch annehmen), wäre ein Mailzugang ein entsprechender Mehrwert. Aber auch für herkömmliche Empfänger ist der für sie gewohnte Zugang via E-Mail-Client sehr attraktiv.

BRZ: Automatische Abholung von Zustellstücken im Sinne von §35 (3) ZustG (PDF 47 kB)
Leifaden der Bundesrechenzentrum GmbH zur automatisierten Abholung von Zustellstücken.

MeinBrief.Butler (PDF 136 kB)
Das von hpc DUAL entwickelte Programm Mein Brief.Butler ist ein Abhol-Client, der die Zustellstücke aus dem Mein Brief Postfach automatisch abruft und per e-Mail zustellt.