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Arbeitsplatz der Zukunft – Elektronischer Dienstleister

ELAK-Nachfolge-Projekt - Konzept für einen künftigen "Elektronischen Dienstleisters (EDI)" für die Verwaltung

Zur Zukunft des Elektronisches Aktes

Im Auftrag der Präsidialvorstände der Bundesministerien arbeitet ein gemeinsames Projektteam seit dem Kick-Off am 7.Oktober 2013 an der Zukunft des Elektronischen Aktes (ELAK). Die erste, konzeptionell-organisatorische Phase wurde im 1. Quartal 2014 abgeschlossen. Die Arbeiten am Organisationskonzept des "Elektronischen Dienstleisters (EDI)" – so der Projektname – haben rasch gezeigt, dass es dabei nicht nur um den ELAK im bisherigen Verständnis geht, sondern um den künftigen Arbeitsplatz der Verwaltung. Dieser muss vor allem die zahlreichen verfügbaren neuen Arbeitsmethoden der Social Networks berücksichtigen und den Menschen – sowohl die Verwaltungsmitarbeitenden als auch Bürgerinnen und Bürger – unterstützen.

In Phase 1 erarbeiteten 6 Arbeitsgruppen mit Expertinnen und Experten der Bundesverwaltung ein Organisationskonzept, welches die Themen formelles und informelles Arbeiten, Wissensmanagement, Managementsteuerung, Mobilität, intuitives Arbeiten und Alltagssprache sowie die Kostenfragen behandelt. Dabei wurden unterschiedliche informelle Werkzeuge wie soziale Medien, Wikis, Beteiligungs- und Diskussionslösungen aus organisatorischer Sicht auf ihre Eignung hin betrachtet, damit Verwaltungsaufgaben effektiv und effizient zu erledigen.

Durch die demografische Entwicklung der Mitarbeitenden in der Verwaltung wurde der Bedarf an Wissensmanagement und neuen Managementmethoden und -mitteln, bei einer verstärkten Mobilität, analysiert und als organisatorisch-funktionale Beschreibung eines Management-Cockpits beschrieben. Das Aktenwesen aus der Zeit Maria Theresia wurde dabei auch wesentlich überarbeitet: keine klassischen Aktenpläne mehr, neue Geschäftszahlensystematik, gesicherte und freie Objekte statt Akten und Eingangsstücken, Wegfall der Übergänge Registrierung und Protokollierung und so weiter. Dieses Organisationskonzept ist die Grundlage für weitere Detailbeschreibungen in der Phase 2, welche im 2. Quartal 2014 startete.

Um in der nächsten Phase mit neuen Tools Erfahrung zu sammeln, werden das Organisationskonzept Online konsultiert und mittels einer Online-Umfrage unter den Mitarbeitenden der Bundesverwaltung das Stimmungsbild und die Bedürfnisse abgefragt. Die angedachten Möglichkeiten – wie die Vereinheitlichung der Geschäftstypen, eine schlankere Struktur der Geschäftszahl sowie die Reduktion auf insgesamt 4 Zugriffsebenen – sollen bewertet und kommentiert werden. Die Ergebnisse dieses breit aufgesetzten Feedbackprozesses fließen unmittelbar in die Arbeiten der Projektphase 2 ein. Der Auftrag der Präsidialvorstände für diese Phase legt den Fokus auf die Konkretisierung der organisatorischen Überlegungen in funktionale Anforderungen sowie auf die Prüfung des rechtlichen Anpassungsbedarfs. Für die nächsten Schritte ergänzen weitere technische und juristische Experten das Projektteam.

Elektronischer Dienstleister (EDI) Phase 1

Österreichs Bundesverwaltung ist eine der modernsten und IT-affinsten in Europa. Das Arbeiten mit modernen Technologien, die Unterstützung durch ein leistungsfähiges Back-Office-System und die Beherrschung der Instrumente der virtuellen Welt sind aus unserer Verwaltung nicht mehr wegzudenken. Dies gilt nicht erst seit der Einführung des Elektronischen Aktes (ELAK) vor etwa einem Jahrzehnt, sondern weit darüber hinaus, ist doch Österreich ein international beachteter Pionier in allen Dimensionen des E-Governments.

Abbildung des Elektronischen Dienstleisters
Der Elektronische Dienstleister am Arbeitsplatz

So lag es nahe, frühzeitig zu erkennen, dass die rasante Entwicklung im IKT-Bereich auch im elektronischen Aktenwesen und in der internen wie externen Kommunikation Änderungen erfordern wird und es hier keinen Stillstand und keine intrasystematische Fortentwicklung geben kann. Wir haben uns daher – rechtzeitig vor dem technischen und vertraglichen Auslaufen des ELAKs im Bund – dazu entschlossen, die Vorbereitung der nächsten Entwicklungsstufe in Angriff zu nehmen. Dabei haben wir aus der Vergangenheit gelernt und von Anfang an den Weg eingeschlagen, uns zunächst mit den grundsätzlichen Fragen zu befassen, in großen Bildern zu denken und die breitestmögliche Mitwirkung aller Beteiligten sicherzustellen.

Das Ergebnis dieser ersten Phase der Vorbereitung liegt nun vor. Sie brachte einige wesentliche Erkenntnisse:

  • Man kann sich bei diesem Projekt nicht mehr auf einen ELAK beschränken, sondern muss alles Arbeiten in der Verwaltung als Einheit sehen und die Technologie danach ausrichten;
  • man kann in Sparzeiten nicht jeden Detailwunsch erfüllen, auch wenn er für einen Bereich sinnvoll erscheinen mag, sondern muss Komplexität dort reduzieren, wo dies deutlich kostendämpfend ist;
  • man muss von Anfang an sicherstellen, dass sich die Verwaltungsrealität nicht in parallele digitale Systeme hineinentwickelt, die dann miteinander nicht umgehen können;
  • man muss den Arbeitsstilen der Digital Natives der Zukunft entsprechen.

Resultat dieser Erkenntnisse ist ein umfassendes Konzept eines "Elektronischen Dienstleisters", wie im Folgenden beschrieben. Allen daran Beteiligten gilt besonderer Dank für diesen "großen Wurf", der nicht nur zukunftsweisend, sondern auch so konkret ist, dass wir daraus in der Phase 2 eine Ausschreibungsgrundlage machen können.

EDI Phase 2

Das EDI-Lastenheft fasst die funktionalen Anforderungen an den Elektronischen Dienstleister (EDI) sowie die erarbeiteten organisatorischen Empfehlungen zusammen, welche bei einer späteren Umsetzung des EDI bearbeitet werden müssen. Es ist das Arbeitsergebnis der Phase 2 des Projektes Elektronischer Dienstleister (EDI), das die Projektauftraggeber 2015 abgenommen haben und im dem Projekt-Lenkungsausschuss (Präsidialvorstände der Ressorts) vorgelegt wurde.

EDI Dokumente