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Elektronische Zustellung

Die elektronische Zustellung ist ein wesentlicher Bestandteil einer modernen, serviceorientierten Verwaltung. Auf Seiten der Bürgerinnen und Bürger spart sie Zeit und erhöht den Komfort. Das Abholen eingeschriebener Briefe von den Postämtern kann gänzlich entfallen. In der Verwaltung sorgt die elektronische Zustellung für deutliche Kosteneinsparungen.

Eine einmalige – natürlich kostenfreie – Registrierung mit der Handy-Signatur beziehungsweise Bürgerkarte bei einem elektronischen Zustelldienst genügt, um fortan behördliche Schriftstücke, unabhängig von Ort und Zeit, über das Internet empfangen zu können. Ist ein neues Schriftstück eingelangt, wird man davon unverzüglich per E-Mail informiert.

Skizzierter Amtsweg vom Ausfüllen eines Formulars bis zur nachweislichen, elektronischen Zustellung einer Erledigung
Skizzierter Amtsweg vom Ausfüllen eines Formulars bis zur nachweislichen, elektronischen Zustellung einer Erledigung

Das zentrale und sichere Postfach für elektronische Dokumente

Ein nicht zu vernachlässigender Teil der behördlichen Kommunikation verlangt die nachweisliche Übergabe an den Empfänger beziehungsweise die Empfängerin. Dies geschieht bei der herkömmlichen Zustellung mittels RSa- oder RSb-Brief, indem sich die Empfängerin beziehungsweise der Empfänger bei dessen Entgegennahme gegenüber der zustellenden Person beziehungsweise am Postamt ausweist und den sogenannten Rückschein eigenhändig unterschreibt. Die Empfangsbestätigung wird in weiterer Folge an den Absendenden rückübermittelt.

Die nachweisliche elektronische Zustellung erfordert eine qualitative Identifizierung und Authentifizierung des Empfängers/der Empfängerin und muss mit einer hinreichenden Sicherheit und Vertraulichkeit geschehen. Diese Kriterien erfüllt die Anmeldung am Zustellpostfach mit der Handy-Signatur beziehungsweise Bürgerkarte. Sie ermöglicht eine eindeutige Identifikation sowie die sichere Authentifizierung und damit eine nachweisbare elektronische Übergabe. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur der der Handy-Signatur beziehungsweise Bürgerkarte unterschreibt die Empfängerin beziehungsweise der Empfänger auch den elektronischen "Rückschein", der wiederum der Behörde rückübermittelt wird. Durch diese verlässliche Nachweisbarkeit unterscheidet sich die elektronische Zustellung von einer konventionellen E-Mail, bei welcher der Empfang einer Nachricht nur schwer nachweisbar ist.

Zudem ist es möglich, dass Zustelldienste auch nicht-behördliche Dokumente nachweislich elektronisch versenden können, was mehr und mehr privatwirtschaftliche Unternehmen nutzen und davon profitieren.

Ein elektronisch zugestelltes Dokument wird zumindest 14 Tage im elektronischen Postfach bereitgehalten. Eine unbefristete Speicherung der Dokumente kann einfach durch Setzen eines Häkchens beim Zustelldienst vereinbart werden, sofern dieser das Service anbietet. Damit bleiben alle persönlichen Dokumente gesammelt online in einem geschützten Bereich verfügbar.

Einerseits können, wie bei der konventionellen Zustellung auch, vorübergehende Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand gemeldet werden. Während dieser Zeit werden keine Sendungen über den elektronischen Zustelldienst zugestellt. Verfahrensrechtliche Fristenläufe werden daher auch nicht ausgelöst. Zu beachten ist jedoch, dass diese Abwesenheitsmeldung nicht verhindert, dass über elektronische Kommunikationssysteme der Behörde oder in Papier zugestellt werden kann.

Andererseits ermöglicht die elektronische Zustellung, dass Schriftstücke auch im Urlaub rasch und bequem abgeholt werden können, da man mittels Internet praktisch überall in sein elektronisches Zustellpostfach Einblick hat.

Duale Zustellung

Das System der dualen Zustellung bietet Behörden den Vorteil einer einheitlichen Schnittstelle für die elektronische Zustellung und Papierzustellung. Bedient sich die Behörde eines Dienstleisters, kann die Zustellung über die Schnittstelle der elektronischen Zustellung erfolgen. Ob die Zustellung letztlich elektronisch oder konventionell erfolgt, ergibt sich aus der Erreichbarkeit des Empfängers über einen elektronischen Zustelldienst.

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