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Elektronische Zustellung

Vorteile

Die Verwaltungseinheiten stehen vor der Herausforderung, einerseits ihre Budgets mittels Einsparungen weiter zu konsolidieren und andererseits ihre Services im Sinne eines modernen Dienstleisters zu verbessern. Mit der elektronischen Zustellung verfügt die öffentliche Verwaltung über ein Werkzeug, das das Potential besitzt, beide, oft gegenläufige, Forderungen zu erfüllen. Als wesentlicher Bestandteil der serviceorientierten Verwaltung ermöglicht die E-Zustellung für Privatpersonen und Unternehmen den zeitsparenden, komfortablen Zugriff auf elektronisch zugestellte Dokumente. Auch Behörden profitieren von effizienteren Abläufen und sinkenden Kosten. Ein wesentliches Ziel der Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst liegt darin, dass Bürgerinnen und Bürger nur einen elektronischen Postkasten haben müssen, in dem sie sämtliche Zustellstücke in Empfang nehmen können. 

Ein weiterer Vorteil der E-Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst für die Absenderin und den Absender liegt in der Nachweisbarkeit. Ein bedeutender Teil der behördlichen Kommunikation verlangt die nachweisliche Übergabe an die Empfängerin oder den Empfänger. Dies geschieht bei der herkömmlichen Zustellung mittels RSa- oder RSb-Brief, indem sich die Empfängerin oder der Empfänger bei der Entgegennahme gegenüber dem Zustellenden oder am Postamt ausweist und den sogenannten Rückschein eigenhändig unterschreibt. Diese Empfangsbestätigung wird an die Absenderin oder den Absender rückübermittelt. Die nachweisliche elektronische Zustellung erfordert ebenfalls hinreichende Sicherheit und Vertraulichkeit, somit eine eindeutige Identifikation und Authentifizierung der Empfängerin oder des Empfängers. Diese Kriterien werden mit der Handy-Signatur erfüllt. Bei der nachweisbaren Übernahme unterschreibt die Empfängerin, der Empfänger mit der qualifizierten elektronischen Signatur ihrer bzw. seiner Handy-Signatur auch den elektronischen Rückschein, der wiederum der Behörde rückübermittelt wird. Durch diese verlässliche Nachweisbarkeit unterscheidet sich die Zustellung über einen behördlichen elektronischen Zustelldienst von einer konventionellen E-Mail, bei welcher der persönliche Empfang einer Nachricht in aller Regel kaum nachweisbar ist.

Für Behörden liegt der wohl bedeutendste Vorteil gegenüber dem klassischen Postweg bei den möglichen Kosteneinsparungen. Diese ergeben sich vor allem aus der Reduktion von Portokosten sowie des manipulativen Aufwandes und dem Wegfallen von Papier und Kuverts.

Anbindung von Behörden an die elektronische Zustellung

Die Behörde als Versenderin

Umfangreiche Informationen zur Anbindung einer Behörde an die elektronische Zustellung, sodass diese über einen elektronischen Zustelldienst versenden kann, finden Sie auf der Webseite des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass sich die Behörde externer Dienstleister zur Anbindung an die elektronische Zustellung bedient (erkundigen Sie sich dazu am besten bei Ihren IT-Fachpersonen).

Die Behörde als Empfängerin

Damit die Behörde Dokumente über einen elektronischen Zustelldienst empfangen kann, ist notwendig, dass sich die Behörde zur elektronischen Zustellung registriert (vor der Registrierung ist eine Eintragung der Behörde in das Ergänzungsregister für sonstige Betroffene, kurz ERsB, notwendig).

Umfangreiche Informationen zur Behörde als Empfängerin von elektronischen Zustellungen finden Sie auf der Webseite des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort.

Duale Zustellung

Das System der dualen Zustellung bietet Behörden den Vorteil einer einheitlichen Schnittstelle für die elektronische Zustellung und Papierzustellung. Ob die Zustellung letztlich elektronisch oder konventionell erfolgt, ergibt sich aus der Erreichbarkeit der Empfängerin und des Empfängers über einen elektronischen Zustelldienst. Das bedeutet, es wird bei jedem Zustellstück routinemäßig abgefragt, ob die Empfängerin, der Empfänger bei einem elektronischen Zustelldienst registriert ist. Ob die Zustellung schlussendlich elektronisch oder konventionell erfolgt, bleibt für das Verfahren irrelevant.

Auch wenn die E-Zustellung nicht gänzlich die Papierzustellung ersetzen wird, ist sie ein zentrales Element auf dem Weg zu mehr Komfort für Verwaltungskundinnen und -kunden sowie zu mehr Kosteneffizienz auf Seiten der Versendenden.

Weitere Informationen

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