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Elektronische Zustellung

Vorteile

Die Verwaltungseinheiten stehen vor der Herausforderung, einerseits ihre Budgets mittels Einsparungen weiter zu konsolidieren und andererseits ihre Services im Sinne eines modernen Dienstleisters zu verbessern. Mit der elektronischen Zustellung verfügt die öffentliche Verwaltung über ein Werkzeug, das das Potential besitzt, beide, oft gegenläufige, Forderungen zu erfüllen. Als wesentlicher Bestandteil der serviceorientierten Verwaltung ermöglicht die E-Zustellung für Privatpersonen und Unternehmen den zeitsparenden, komfortablen Zugriff auf elektronisch zugestellte Dokumente. Auch Behörden profitieren von effizienteren Abläufen und sinkenden Kosten. Ein wesentliches Ziel der Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst liegt darin, dass Bürgerinnen und Bürger nur einen elektronischen Postkasten haben müssen, in dem sie sämtliche Zustellstücke in Empfang nehmen können. 

Ein weiterer Vorteil der E-Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst für die Absenderin und den Absender liegt in der Nachweisbarkeit. Ein bedeutender Teil der behördlichen Kommunikation verlangt die nachweisliche Übergabe an die Empfängerin oder den Empfänger. Dies geschieht bei der herkömmlichen Zustellung mittels RSa- oder RSb-Brief, indem sich die Empfängerin oder der Empfänger bei der Entgegennahme gegenüber dem Zustellenden oder am Postamt ausweist und den sogenannten Rückschein eigenhändig unterschreibt. Diese Empfangsbestätigung wird an die Absenderin oder den Absender rückübermittelt. Die nachweisliche elektronische Zustellung erfordert ebenfalls hinreichende Sicherheit und Vertraulichkeit, somit eine eindeutige Identifikation und Authentifizierung der Empfängerin oder des Empfängers. Diese Kriterien werden mit der Bürgerkarte (Handy-Signatur, aktivierte E-Card, …) erfüllt. Bei der nachweisbaren Übernahme unterschreibt die Empfängerin, der Empfänger mit der qualifizierten elektronischen Signatur ihrer bzw. seiner Handy-Signatur oder kartenbasierten Bürgerkarte (zum Beispiel auf der E-Card) auch den elektronischen Rückschein, der wiederum der Behörde rückübermittelt wird. Durch diese verlässliche Nachweisbarkeit unterscheidet sich die Zustellung über einen behördlichen elektronischen Zustelldienst von einer konventionellen E-Mail, bei welcher der persönliche Empfang einer Nachricht in aller Regel kaum nachweisbar ist. Zudem besteht die Möglichkeit, dass elektronische Zustelldienste auch nicht-behördliche Dokumente nachweislich elektronisch versenden, wovon in den nächsten Jahren mehr und mehr privatwirtschaftliche Unternehmen profitieren könnten.

Für Behörden liegt der wohl bedeutendste Vorteil gegenüber dem klassischen Postweg bei den möglichen Kosteneinsparungen. Diese ergeben sich vor allem aus der Reduktion von Portokosten sowie des manipulativen Aufwandes und dem Wegfallen von Papier und Kuverts. Derzeit beläuft sich der finanzielle Aufwand für eine E-Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst für die zustellende Behörde auf ein halbes Briefporto (derzeit 0,68 Euro) plus Umsatzsteuer, das heißt in Summe 0,408 Euro. Eventuell sind noch die Kosten für die Papierverständigung der Empfängerin oder des Empfängers in der Höhe des Portos (derzeit 0,816 Euro inklusive Umsatzsteuer) zu übernehmen. Stellt man diesen finanziellen Aufwand den 4,20 Euro für einen RSa- beziehungsweise 2,10 Euro für einen RSb-Brief (jeweils bezogen auf nicht maschinenfähige Rückscheinbriefe) gegenüber, zeigt sich das enorme Einsparungspotenzial in diesem Bereich.

Anbindung von Behörden an die elektronische Zustellung

Die Behörde als Versenderin

Umfangreiche Informationen zur Anbindung einer Behörde an die elektronische Zustellung, sodass diese über einen elektronischen Zustelldienst versenden kann, finden Sie in der Website des behördlichen Zustellkopfs.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass sich die Behörde externer Dienstleister zur Anbindung an die elektronische Zustellung bedient (erkundigen Sie sich dazu am besten bei Ihren IT-Fachpersonen).

Die Behörde als Empfängerin

Damit die Behörde Dokumente über einen elektronischen Zustelldienst empfangen kann, ist notwendig, dass sich die Behörde bei einem elektronischen Zustelldienst registriert (vor der Registrierung ist eine Eintragung der Behörde in das Ergänzungsregister für sonstige Betroffene, kurz ERsB, notwendig).

Um der elektronischen Zustellung zu noch mehr Akzeptanz, vor allem auf Seite der Empfangenden zu verhelfen, sollte gewährleistet werden, dass Empfangende auch auf erhaltene Zustellungen/Zusendungen antworten können beziehungsweise Anschreiben an Versendende richten können. Zu diesem Zweck ist es erforderlich, auch als versendende Person oder Behörde über ein elektronisches Postfach beim Zustelldienst zu verfügen. Dasselbe gilt auch für gesicherte, nachweisliche Zusendung innerhalb der Verwaltung, beispielsweise im Bereich der Übermittlung von Schriftstücken zwischen Gemeinden und Ländern.

Anmeldung bei einem Zustelldienst und Einrichtung in das ERsB

Leitfaden zur Einrichtung eines elektronischen Postfaches bei einem Zustelldienst  (PDF, 633 KB)

Duale Zustellung

Das System der dualen Zustellung bietet Behörden den Vorteil einer einheitlichen Schnittstelle für die elektronische Zustellung und Papierzustellung. Ob die Zustellung letztlich elektronisch oder konventionell erfolgt, ergibt sich aus der Erreichbarkeit der Empfängerin und des Empfängers über einen elektronischen Zustelldienst. Das bedeutet, es wird bei jedem Zustellstück routinemäßig abgefragt, ob die Empfängerin, der Empfänger bei einem elektronischen Zustelldienst registriert ist. Ob die Zustellung schlussendlich elektronisch oder konventionell erfolgt, bleibt für das Verfahren irrelevant.

Auch wenn die E-Zustellung nicht gänzlich die Papierzustellung ersetzen wird, ist sie ein zentrales Element auf dem Weg zu mehr Komfort für Verwaltungskundinnen und -kunden sowie zu mehr Kosteneffizienz auf Seiten der Versendenden.

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