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Elektronischer Akt (ELAK)

Bundesweites System der elektronischen Aktenverarbeitung in Österreich

Papierakte können, wie die Erfahrung zeigt, verloren gehen: Sie werden verlegt, falsch abgelegt oder landen in den dunklen Ecken von Archiven. Eine der bedeutendsten E-Government-Entwicklungen für die Verwaltung ist der elektronische Akt (ELAK). Er ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen Behörden, Ämtern, den Dienststellen der Verwaltung und der Wirtschaft. Der ELAK verkürzt die Reaktions- und Durchlaufzeiten um bis zu 15 Prozent.

2001 wurde der ELAK erstmals im Bundesministerium für auswärtige Angelegenheiten und im Bundeskanzleramt flächendeckend eingesetzt. Mittlerweile wurde der ELAK bundesweit ausgerollt und auch die Landesregierungen führen Schritt für Schritt ELAK-Systeme ein.

Die Vorteile der elektronischen Aktenverarbeitung liegen auf der Hand: Der ELAK trägt wesentlich zur Verkürzung der Bearbeitung von Anträgen bei, weil Akten nicht mehr von Ministerium A zu Behörde B geschickt werden müssen, sondern online bearbeitet werden können. Abläufe können parallel und standardisiert ablaufen. Recherchen werden direkt vom Arbeitsplatz aus gemacht. Der Arbeitsprozess ist völlig transparent – man weiß zu jedem Zeitpunkt auf Knopfdruck Bescheid, wer einen Akt gerade in seinem Arbeitsvorrat hat oder wie weit die Bearbeitung des Akts fortgeschritten ist. Außerdem gibt es keine Medienbrüche (Ausdrucke, Scans), weil der ELAK auf einem einheitlichen System mit einheitlichen Schnittstellen beruht.

Die Tage der traditionellen papierorientierten Aktenverarbeitung gehören jedenfalls mehrheitlich der Vergangenheit an. Die Aktenbe- und -verarbeitung erfolgt durch automatisierte Geschäftsprozesse. Die Verwaltung arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung des ELAKs. So wird der ELAK der Zukunft auch wesentliche Elemente von Social-Enterprise-Network-Lösungen integrieren, um den Verwaltungsarbeitsplatz den immer neuen Anforderungen anzupassen.

Ungeachtet vorhandener Produktlandschaften, jedoch mit dem Hintergrund der daraus gewonnenen Erfahrungen, wurde 2002 in einer interministeriellen Expertengruppe unter Beteiligung der Bundesländer und Beiziehung eines qualifizierten Beratungsunternehmens auf dem Workflow-Sektor ein abstraktes Funktionsmodell, das ELAK-Konzept, erarbeitet.

Das ELAK-Konzept wird aufgrund neuer Erkenntnisse aus den Projekten, gesetzlichen Anpassungen, organisatorischen und technischen Entwicklungen laufend weiterentwickelt.

Weiterführende Informationen

ELAK-Konzept Teil A - Funktionsbeschreibung (PDF, 814 KB)
Funktionsanforderungen an ein ELAK-System, umfassend formuliert, zukunftsorientiert

ELAK-Konzept Teil B - Leistungsverzeichnis 1.1 (PDF, 1460 KB)
Leistungsverzeichnis eines ELAK-Systems, normiert, gegliedert in Anforderungsgruppen

ELAK-Konzept Teil C - Vorkonfiguration für den Bund (PDF, 399 KB)
Funktionsanforderungen an ein ELAK-System, Vorkonfiguration für ein ELAK-Produkt im Bundeseinsatz